Seorang klien pernah datang dengan setumpuk dokumen yang akan dibawa anaknya kuliah di luar negeri: ijazah, transkrip, akta kelahiran, dan surat keterangan catatan kepolisian. Ia sudah dua minggu berkeliling dari satu kantor ke kantor lain karena mengira setiap dokumen harus melewati beberapa meja pengesahan, termasuk kedutaan. Padahal sejak 2022 Indonesia memakai satu sertifikat tunggal, yaitu apostille. Layanan apostille Kemenkumham menggantikan rantai legalisasi yang panjang itu, selama negara tujuan termasuk anggota konvensinya. Tulisan ini menjelaskan dokumen apa saja yang bisa diajukan, dokumen apa yang tidak bisa, tahapan pengajuannya, biaya yang tercatat dalam aturan, kesalahan yang paling sering terjadi, dan kapan Anda perlu bantuan advokat atau notaris.

Dasar hukum apostille di Indonesia

Apostille bukan istilah buatan pemerintah Indonesia. Ia berasal dari Konvensi Den Haag 5 Oktober 1961 tentang Penghapusan Persyaratan Legalisasi bagi Dokumen Publik Asing. Indonesia mengesahkan konvensi itu melalui Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021, yang ditetapkan pada 5 Januari 2021. Indonesia resmi menjadi negara pihak pada 5 Oktober 2021, dan layanan apostille mulai dapat diakses masyarakat pada 4 Juni 2022, lalu diluncurkan secara resmi pada 14 Juni 2022.

Otoritas yang berwenang menerbitkan apostille adalah Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (AHU). Sebelum 2024 direktorat ini berada di bawah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia, yang di masyarakat lebih dikenal sebagai Kemenkumham. Setelah penataan kementerian, urusan hukum ditangani Kementerian Hukum, tetapi layanannya tetap berjalan di portal AHU dan orang masih mencarinya dengan sebutan apostille Kemenkumham. Karena itu dalam tulisan ini saya memakai kedua sebutan itu secara bergantian.

Aturan teknisnya ada di peraturan menteri tentang layanan legalisasi apostille atas dokumen publik, dan tarifnya diatur dalam peraturan menteri keuangan tentang penerimaan negara bukan pajak. Anda bisa membaca keterangan resmi peluncuran layanannya di portal AHU.

Apa yang sebenarnya dijamin sertifikat apostille

Ini hal yang sering disalahpahami. Apostille tidak menyatakan isi dokumen benar. Ia hanya menguatkan keaslian tanda tangan, kedudukan pejabat yang menandatangani, dan cap atau stempel yang tertera di dokumen itu. Petugas AHU mencocokkan semua itu dengan contoh tanda tangan dan stempel yang tersimpan di sistem.

Jadi, bila ijazah yang Anda ajukan ternyata memuat nama yang salah ketik, apostille tidak akan memperbaikinya. Sertifikat itu hanya berkata bahwa pejabat yang menandatangani memang pejabat yang sah dan tanda tangannya cocok. Kebenaran isi tetap menjadi tanggung jawab penerbit dokumen dan pemiliknya.

Mengapa apostille menggantikan legalisasi berlapis

Sebelum konvensi berlaku di Indonesia, dokumen yang akan dipakai di luar negeri umumnya harus melewati rangkaian pengesahan. Dokumen dilegalisasi di instansi penerbit, lalu di kementerian terkait, kemudian di Kementerian Luar Negeri, dan terakhir di kedutaan besar negara tujuan. Setiap tahap punya antrean, biaya, dan syarat sendiri.

Dengan apostille, rantai itu dipangkas menjadi satu langkah di otoritas yang berwenang. Negara tujuan yang juga anggota konvensi wajib menerima sertifikat itu tanpa meminta legalisasi tambahan dari kedutaannya. Dalam keterangan peluncuran layanan, pemerintah menyebut bahwa pada sepuluh hari pertama jumlah permohonan sudah melampaui rata-rata legalisasi konvensional pada periode yang sama tahun sebelumnya. Angka itu menunjukkan kebutuhan masyarakat yang besar.

Satu hal perlu Anda catat sejak awal. Keuntungan ini hanya berlaku bila negara tujuan adalah negara pihak konvensi. Untuk negara yang bukan anggota, jalurnya tetap legalisasi berlapis yang melibatkan Kementerian Luar Negeri dan perwakilan negara tersebut. Sebelum mengajukan apa pun, periksa dulu status negara tujuan melalui situs resmi Konferensi Den Haag atau tanyakan langsung kepada lembaga penerima dokumen.

Dokumen yang bisa diajukan apostille

Konvensi hanya berlaku untuk dokumen publik. Pengertiannya mencakup dokumen yang berasal dari lembaga peradilan, dokumen administratif, akta notaris, dan pernyataan resmi yang dibubuhkan pada dokumen yang ditandatangani orang pribadi, misalnya pengesahan tanda tangan oleh pejabat berwenang. Dalam keterangan resminya, pemerintah menyebut puluhan jenis dokumen publik yang dapat dilayani, mulai dari dokumen kependudukan sampai dokumen pendidikan dan dokumen usaha.

Dalam praktik kantor kami, dokumen yang paling sering diajukan dapat dikelompokkan seperti berikut.

• Dokumen kependudukan dan keluarga: akta kelahiran, akta perkawinan atau buku nikah, akta cerai, kartu keluarga, surat keterangan kematian.
• Dokumen pendidikan: ijazah, transkrip nilai, surat keterangan lulus.
• Dokumen hukum: akta notaris, putusan pengadilan, surat keterangan catatan kepolisian, surat kuasa yang dibuat di hadapan notaris.
• Dokumen usaha: akta pendirian perseroan, anggaran dasar, surat keterangan domisili, dokumen perizinan usaha.

Daftar itu bukan daftar tertutup. Ketentuan terbaru tentang jenis dokumen yang dilayani sebaiknya Anda baca langsung di laman layanan apostille AHU, karena pemerintah dapat memperbarui daftar dan prosedurnya.

Dokumen privat dan dokumen yang harus disahkan lebih dulu

Surat pernyataan yang Anda tulis sendiri, perjanjian di bawah tangan, atau surat kuasa tanpa notaris bukan dokumen publik. Dokumen seperti itu tidak bisa langsung diapostille. Jalan keluarnya, tanda tangan Anda dibuatkan pengesahan oleh notaris atau dokumennya dibuat dalam bentuk akta notaris. Setelah itu barulah akta atau pengesahan tersebut menjadi dokumen publik yang bisa diajukan.

Untuk dokumen tertentu, seperti ijazah, instansi penerbit biasanya diminta terlebih dahulu mengesahkan atau menyediakan contoh tanda tangan pejabatnya di sistem. Aturan rincinya dapat berubah dari waktu ke waktu, jadi ikuti petunjuk yang tertera pada laman layanan saat Anda mengajukan.

Dokumen yang tidak tercakup konvensi

Konvensi sendiri menyebut dua kelompok dokumen yang dikecualikan. Pertama, dokumen yang dibuat oleh pejabat diplomatik atau konsuler. Kedua, dokumen administratif yang berhubungan langsung dengan kegiatan dagang atau kepabeanan. Contoh kelompok kedua adalah dokumen bea cukai dan sebagian dokumen ekspor impor.

Dokumen asing juga bukan sasaran layanan ini. Apostille Kemenkumham hanya menerbitkan sertifikat untuk dokumen publik yang dibuat di Indonesia dan akan dipakai di luar negeri. Bila Anda memegang akta dari negara lain dan hendak memakainya di Indonesia, urusannya ada di otoritas negara penerbit dokumen itu, bukan di AHU.

Ada satu perbedaan lagi yang sering luput. Dokumen yang sudah diapostille tetap dapat ditolak oleh lembaga penerima bila isinya tidak memenuhi syarat lembaga itu. Misalnya, sebuah universitas meminta surat keterangan catatan kepolisian yang diterbitkan paling lama enam bulan terakhir. Apostille tidak mengubah masa berlaku dokumen. Karena itu cek syarat lembaga penerima sebelum Anda mengurus sertifikatnya.

Tahapan mengurus apostille

Pengajuan dilakukan secara daring melalui laman apostille AHU. Alur dasarnya adalah mendaftar akun, mengisi data permohonan, mengunggah dokumen, membayar tarif, lalu menyerahkan atau menunggu sertifikat sesuai pilihan layanan. Rinciannya dapat disesuaikan oleh AHU, tetapi urutannya kurang lebih seperti di bawah ini.

Pertama, siapkan dokumen asli yang diterbitkan pejabat berwenang. Fotokopi biasa tidak cukup, kecuali fotokopi itu sudah dilegalisir oleh pejabat yang sah dan masuk kategori dokumen publik. Pindai dokumen dengan jelas, karena petugas membaca stempel dan tanda tangan dari berkas yang Anda unggah.

Kedua, buat akun dan isi formulir permohonan. Nama pemohon, nama penerima manfaat, negara tujuan, dan jenis dokumen sebaiknya ditulis persis seperti di dokumen. Selisih satu huruf pada nama sering menjadi penyebab permohonan dikembalikan.

Ketiga, bayar tarif melalui sistem pembayaran negara yang terhubung dengan permohonan. Bukti pembayaran menjadi bagian dari berkas. Simpan bukti itu sampai sertifikat Anda terima.

Keempat, tunggu verifikasi. Petugas mencocokkan tanda tangan dan stempel dengan data spesimen. Jika cocok, sertifikat apostille diterbitkan dan dilekatkan pada dokumen atau diterbitkan dalam bentuk lain sesuai ketentuan layanan. Jika tidak cocok, atau dokumen tidak termasuk jenis yang dilayani, permohonan ditolak dengan alasan yang tertulis, dan Anda dapat memperbaikinya.

Berapa lama prosesnya

Waktu penyelesaian bergantung pada kelengkapan berkas dan beban layanan. Sumber-sumber yang saya periksa menyebut kisaran beberapa hari kerja bila berkas lengkap, dengan batas maksimal yang ditetapkan layanan. Saya tidak menyarankan Anda menggantungkan jadwal penerbangan atau pendaftaran kuliah pada angka itu. Beri waktu cadangan, terutama menjelang musim pendaftaran universitas atau pergantian visa.

Biaya apostille menurut aturan

Tarif apostille termasuk penerimaan negara bukan pajak. Dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 101/PMK.02/2022 yang berlaku sejak 14 Juni 2022, tarif layanan legalisasi apostille atas dokumen publik tercatat Rp150.000 per dokumen. Teks peraturannya dapat Anda baca di basis data peraturan BPK.

Dua catatan penting soal angka ini. Tarif itu berlaku per dokumen, bukan per permohonan, sehingga lima dokumen berarti lima kali tarif. Dan tarif dapat berubah mengikuti peraturan menteri keuangan yang baru, jadi periksa dulu angka terkini di laman layanan sebelum membayar. Beberapa situs swasta menyebut tarif lain untuk layanan cepat, tetapi saya tidak menemukan dasar resminya, sehingga tidak saya jadikan pegangan.

Biaya lain yang sering terlupa adalah di luar apostille itu sendiri. Penerjemahan oleh penerjemah tersumpah, pembuatan akta di notaris, legalisasi di instansi penerbit, dan jasa pengurusan bila Anda memakai pihak ketiga semuanya berdiri terpisah. Hitung seluruhnya sebelum Anda mengira apostille itu murah atau mahal.

Terjemahan, bahasa, dan urutan pengurusan

Lembaga di luar negeri hampir selalu meminta dokumen dalam bahasa mereka. Di sinilah urutan pengurusan menentukan. Ada dua pola yang lazim. Pola pertama, dokumen berbahasa Indonesia diapostille lebih dulu, lalu diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah, dan terjemahan itu dilampirkan bersama dokumen berapostille. Pola kedua, terjemahan dibuat lebih dulu dan negara tujuan meminta pengesahan atas terjemahan itu.

Pilihan mana yang diterima ditentukan oleh lembaga penerima, bukan oleh Anda dan bukan oleh AHU. Karena itu tanyakan secara tertulis kepada lembaga penerima, lalu simpan jawabannya. Saya pernah melihat seorang klien harus mengulang seluruh proses karena terjemahan dibuat setelah apostille padahal lembaga penerima meminta sebaliknya.

Perhatikan pula ejaan nama. Bila nama di paspor berbeda dengan nama di akta kelahiran, misalnya satu kata dihilangkan, bereskan lebih dulu perbedaannya. Perbedaan itu sering menimbulkan masalah di luar negeri, dan apostille tidak menyelesaikannya.

Kesalahan yang sering terjadi

Dari pengalaman mendampingi klien yang mengurus dokumen untuk studi, pernikahan, dan usaha di luar negeri, beberapa kesalahan berulang. Saya uraikan satu per satu agar Anda bisa menghindarinya.

Kesalahan pertama adalah mengajukan dokumen yang bukan dokumen publik. Surat pernyataan buatan sendiri tidak bisa diapostille. Perbaikannya sederhana, tetapi baru ketahuan setelah permohonan ditolak.

Kesalahan kedua adalah mengabaikan masa berlaku. Beberapa dokumen, seperti surat keterangan catatan kepolisian atau surat keterangan sehat, punya batas usia yang ditetapkan lembaga penerima. Dokumen yang diapostille hari ini tetap kedaluwarsa menurut hitungan lembaga itu.

Kesalahan ketiga adalah memakai pemindaian buram. Stempel yang tidak terbaca membuat petugas ragu, dan permohonan dikembalikan.

Kesalahan keempat adalah mengira apostille berlaku ke semua negara. Untuk negara non-anggota konvensi, jalur legalisasi berlapis tetap berlaku, dan mengurus apostille hanya akan menghabiskan uang dan waktu.

Kesalahan kelima adalah menyerahkan seluruh dokumen kepada calo tanpa menanyakan tarif resminya. Tarif negara jelas dan terbuka. Jasa pengurusan boleh saja Anda pakai, tetapi mintalah rincian yang memisahkan tarif negara dari upah jasa.

Dokumen perusahaan dan akta notaris untuk keperluan luar negeri

Pelaku usaha sering memerlukan apostille untuk membuka rekening perusahaan di luar negeri, mengikuti tender, mendirikan anak usaha, atau menandatangani perjanjian dengan mitra asing. Dokumen yang umum diminta adalah akta pendirian dan perubahan, pengesahan badan hukum, nomor induk berusaha, dan surat kuasa direksi.

Akta notaris sudah merupakan dokumen publik, sehingga relatif mudah diproses. Namun pastikan notarisnya terdaftar dan spesimen tanda tangannya tersedia di sistem. Bila perusahaan Anda berbentuk perseroan perorangan, baca juga penjelasan tentang perseroan perorangan agar Anda tahu dokumen pendirian apa saja yang nantinya akan dimintakan apostille.

Surat kuasa merupakan contoh yang rawan. Bila Anda memberi kuasa kepada orang di luar negeri untuk mengurus tanah atau warisan di Indonesia, atau sebaliknya, kuasa itu harus dibuat dalam bentuk yang diakui di negara tempat ia dipakai. Di sinilah nasihat hukum berguna. Isi kuasa harus jelas membatasi tindakan yang boleh dilakukan penerima kuasa, karena sertifikat apostille tidak mengoreksi kuasa yang terlalu luas.

Dokumen pengadilan dan dokumen keluarga

Putusan pengadilan Indonesia, termasuk putusan perceraian, kadang diperlukan di luar negeri, misalnya untuk menikah lagi, mengurus hak asuh anak, atau memproses visa pasangan. Salinan putusan yang akan diajukan harus salinan resmi dari pengadilan, lengkap dengan tanda tangan panitera dan stempel pengadilan. Putusan perceraian juga perlu menyandang keterangan bahwa putusan telah berkekuatan hukum tetap.

Untuk dokumen keluarga, akta kelahiran dan akta perkawinan diterbitkan oleh dinas kependudukan dan pencatatan sipil atau oleh Kantor Urusan Agama bagi buku nikah. Perhatikan bahwa pejabat penerbit tidak selalu sama untuk setiap daerah, dan spesimen tanda tangan pejabat baru perlu terdaftar. Bila pejabat penandatangan dokumen Anda baru dilantik, tanyakan lebih dulu apakah spesimennya sudah tersedia.

Pernikahan campuran atau pencatatan perkawinan di luar negeri membawa soal tersendiri. Di sini apostille hanya satu bagian. Persyaratan lain, seperti surat keterangan belum menikah atau izin dari instansi tertentu, tetap diminta oleh otoritas negara tujuan. Jika perkara Anda menyangkut hubungan keluarga lintas negara, dokumen sebaiknya direncanakan dari awal bersama advokat. Untuk gambaran syarat dan dokumen pada pernikahan lintas kewarganegaraan, baca juga perkawinan campuran.

Dokumen digital dan pembaruan layanan

Pemerintah sejak awal menyebut bahwa layanan apostille akan bergerak ke arah elektronik. Banyak negara anggota konvensi sudah menerapkan apostille elektronik yang bisa diverifikasi lewat daftar daring. Mengenai kapan dan sejauh mana Indonesia menyediakannya, ikuti pengumuman resmi di portal AHU, karena ketentuan semacam ini mudah berubah.

Untuk penerima di luar negeri, hal yang paling bermanfaat adalah kemampuan memeriksa keaslian sertifikat. Nomor apostille yang tertera pada sertifikat dapat dipakai penerima untuk mengonfirmasi keasliannya pada sistem otoritas penerbit. Karena itu jangan pernah menggandakan sertifikat dengan cara mengubah nomornya, dan jangan menerima apostille tanpa nomor yang bisa diperiksa.

Peran advokat dan notaris dalam pengurusan apostille

Mengurus apostille untuk satu atau dua dokumen pribadi pada dasarnya bisa Anda lakukan sendiri. Tidak ada kewajiban memakai advokat. Saya sendiri sering menyarankan klien yang dokumennya sederhana untuk mengurusnya mandiri supaya tidak mengeluarkan biaya jasa yang tidak perlu.

Peran advokat menjadi berguna dalam situasi yang lebih rumit. Contohnya sengketa warisan lintas negara, perkara perceraian dengan pasangan warga negara asing, transaksi bisnis dengan mitra luar negeri, atau dokumen yang menyangkut tanah di Indonesia tetapi pemiliknya tinggal di luar negeri. Advokat membantu Anda menentukan dokumen apa yang sebenarnya diperlukan, dalam bentuk apa, dan dalam urutan bagaimana. Soal honorarium, ketentuannya mengikuti kesepakatan, sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 18 Tahun 2003 tentang Advokat, dan tidak ada tarif tunggal. Bila Anda bingung bagaimana memilih pendamping hukum, baca cara memilih pengacara.

Notaris berperan sebagai pembuat dokumen publik. Bila yang Anda butuhkan adalah akta atau pengesahan tanda tangan, notaris adalah pintu pertamanya, lalu apostille menjadi langkah berikutnya. Susun jadwal mundur dari tenggat Anda, mulai dari tanggal dokumen harus tiba di luar negeri.

Contoh rekaan alur pengurusan

Misalkan seorang pegawai swasta akan dimutasi ke kantor cabang di negara anggota konvensi. Lembaga imigrasi di sana meminta akta kelahiran anak, buku nikah, dan ijazah pasangan yang akan ikut bekerja. Ia memulai dengan menanyakan ke penerima, secara tertulis, apakah dokumen harus diterjemahkan lebih dulu atau setelah apostille.

Setelah jawaban diterima, ia memeriksa tiap dokumen: apakah salinannya asli dan terbaru, apakah nama sama persis di semua dokumen, dan apakah penerbitnya punya spesimen tanda tangan terdaftar. Dua dokumen lolos. Satu dokumen, yaitu akta kelahiran lama, memiliki nama anak yang berbeda satu huruf dari paspor. Ia memperbaikinya lebih dulu di dinas kependudukan.

Barulah ia membuat akun di laman apostille, mengunggah dokumen, membayar tarif per dokumen, dan menunggu. Karena semua syarat sudah ia siapkan, tidak ada permohonan yang dikembalikan. Pelajaran dari contoh ini sederhana: sebagian besar waktu terbuang bukan di AHU, melainkan di persiapan dokumen yang tidak rapi.

Hubungan apostille dengan sengketa dan pembuktian

Ada situasi ketika dokumen yang sudah diapostille menjadi alat bukti dalam perkara di luar negeri atau di Indonesia. Misalnya, akta kelahiran berapostille dipakai untuk membuktikan hubungan keluarga dalam pembagian warisan di luar negeri, atau akta pendirian perusahaan dipakai untuk membuktikan kewenangan direksi di hadapan pengadilan asing.

Sertifikat apostille hanya membuktikan keaslian tanda tangan dan stempel pada dokumen. Nilai pembuktian isi dokumen tetap ditentukan oleh hukum negara tempat dokumen dipakai. Hakim di sana masih dapat menilai apakah dokumen itu cukup untuk membuktikan fakta yang diperkarakan. Dengan kata lain, jangan menganggap apostille sebagai jaminan menang. Ia hanya menyingkirkan satu keberatan, yaitu keberatan bahwa dokumen tidak asli.

Bila dokumen Anda justru dipersoalkan keasliannya di Indonesia, misalnya dituduh palsu, penanganannya menjadi perkara pidana atau perdata tersendiri yang tidak ada hubungannya dengan apostille. Dalam perkara semacam itu, peran pendamping hukum sejak awal sangat membantu. Pelajari juga cara kerja jasa konsultasi hukum kami untuk melihat apa yang bisa dikerjakan pada tahap awal.

Sikap yang saya sarankan sebelum Anda mengajukan apostille

Sebelum membuka laman layanan, lakukan tiga hal secara berurutan. Pastikan negara tujuan anggota konvensi. Tanyakan kepada lembaga penerima dokumen apa yang mereka minta, dalam bahasa apa, dan dengan batas usia berapa. Lalu periksa setiap dokumen Anda, nama, tanggal, tanda tangan, dan stempel, sebelum mengunggahnya. Tiga langkah itu menyelamatkan sebagian besar permohonan dari penolakan.

Bila perkara Anda menyangkut lebih dari sekadar dokumen sederhana, misalnya sengketa warisan lintas negara, perceraian dengan pasangan asing, atau transaksi usaha di luar negeri, jangan menunggu sampai ada masalah. Datanglah lebih awal, dan kita susun daftar dokumen serta urutannya bersama.

Kantor Hukum Mustafa MY Tiba & Partners beralamat di Jl. Lenteng Agung Raya No.62, RT.6/RW.2, Lenteng Agung, Kec. Jagakarsa, Kota Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12630. Anda dapat menghubungi kami di 0811-6741-212 atau info@mustafamytiba.com, Senin sampai Jumat pukul 09.00 sampai 17.00 WIB, dan Sabtu dengan perjanjian. Konsultasi awal tidak dipungut biaya, silakan isi permintaan melalui halaman layanan konsultasi. Informasi bidang praktik kami ada di halaman bidang praktik, dan jalur lain untuk menghubungi kami tersedia di halaman kontak.

Pertanyaan yang sering diajukan klien

Ditulis oleh Mustafa MY Tiba, S.H., Managing Partner Mustafa Mytiba & Partners. Disusun pada Oktober 2026. Untuk perkara Anda sendiri, lihat halaman bidang praktik kami atau hubungi kantor.